En cette période de pandémie, beaucoup d'entre nous ont passé plus de temps à travailler sur leur maison. Que ce soit en suivant les conseils de Mary Kondo ou de The Home Edit sur Netflix en se concentrant sur la réorganisation avec de jolies fournitures de rangement, ou même en allant jusqu'à entreprendre de grands projets de rénovation.
Mais combien d'entre nous ont réellement pris le temps de s'attaquer à la pile de documents qui se trouve sur vos bureaux ? Ce projet semble toujours tomber au bas de la liste des choses à faire.
La plupart des gens passent plus de temps à planifier leurs vacances familiales annuelles qu'à planifier leur retraite ou s’attarder sur leur planification successorale. Cependant, étant donné que les voyages semblent être hors de question cette année, nous pensons que le moment est bien choisi pour mettre votre planification de gestion de patrimoine sur la voie du succès.
L’une des convictions fondamentales de notre équipe est que la clé de tout le processus de gestion de patrimoine est l’organisation.
Qu'est-ce que cela signifie exactement ? Pour nous, cela commence par la conservation de tous vos documents juridiques importants dans un lieu centralisé. Beaucoup d'entre vous pensent peut-être que vous maîtrisez déjà cette question, mais lorsque nous demandons à nos clients où se trouvent tous leurs documents importants, nous entendons souvent des réponses telles que "au bureau" ou "certains documents à la maison, d'autres au travail". La question de suivi que nous posons est toujours la suivante : Si quelque chose vous était arrivé hier, vos proches sauraient-ils exactement où trouver tout ce dont ils auraient besoin ? La réponse la plus courante est non.
L'organisation de vos documents ne devrait pas être une tâche ardue. Voici une liste de départ rapide de tout ce qui nous semble devoir être conservé :
- Vos testaments et mandats
- Certificats de naissance et de mariage
- Cartes d’assurance sociale (jamais dans votre portefeuille)
- Les relevés de fin d’année de vos institutions financières
- Les polices d’assurance
- Actes de propriété
- Accords entre actionnaires
- Relevés de pension
Sortir ces documents pour les organiser vous offre également la possibilité de les examiner et de voir s'ils reflètent toujours fidèlement vos volontés. Par exemple, les gens rédigeront souvent leur testament lorsqu'ils se marieront ou auront des enfants, mais 20 ans plus tard, les liquidateurs (Québec) ou exécuteurs testamentaires qu'ils auront peut-être choisis à l'époque ne seront peut-être plus les mieux adaptés à cette tâche. Les testaments et mandats doivent être revus au moins tous les 5 à 10 ans, ou chaque fois qu'il y a eu un événement majeur de la vie (par exemple, une nouvelle entreprise, un divorce, le décès du conjoint, les enfants qui atteignent l'âge de la majorité, etc.)
Une dernière chose à considérer, surtout dans le monde de plus en plus numérique d'aujourd'hui, est l'intégration de vos données en ligne à votre processus organisationnel. Des éléments tels que les mots de passe (courrier électronique, médias sociaux, etc.), les photos et les fichiers numériques importants doivent tous être intégrés dans ce processus. Que vous utilisiez du matériel (disques externes, clés USB) ou des solutions basées sur le cloud, il est plus important que jamais de garder ces informations accessibles et sécurisées.
Si vous souhaitez discuter de la manière dont nous pouvons vous aider en matière d'organisation et de réalisation de vos objectifs de gestion de patrimoine, n'hésitez pas à nous contacter à tout moment.