L'établissement d'un budget est une tâche assez monumentale, mais d'une importance cruciale pour assurer votre réussite financière et celle de votre cabinet. 

Le texte qui suit est une version remaniée d'un article publié à l'origine sur le site de Dr. Bill.

Trois facteurs à retenir

Une planification structurée peut faire toute la différence pour assurer la croissance et la réussite de votre cabinet médical en orientant l'utilisation de vos ressources sur l'amélioration des services aux patients, la réduction des coûts et le rendement de votre investissement. Voici quelques conseils pour l'établissement d'un budget pour votre cabinet médical.

1. Fixez des objectifs précis

Commencez par l'objectif final. Quelle croissance désirez-vous enregistrer au cours de la prochaine année ?

Supposons, par exemple, que votre objectif de croissance soit de 100 000 $. Un ratio de rendement de l'investissement acceptable pour une campagne de marketing se situe entre 4:1 et 6:1. En supposant un rendement de 4:1, votre budget de marketing annuel serait de 25 000 $ (100 000 $ divisés par 4), et mensuel d'environ 2 000 $ (25 000 $ divisés par 12). Vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions financières pour votre cabinet si vous adaptez votre budget à votre objectif conformément à ce ratio.

2. Soyez réaliste

La clé, pour établir un budget susceptible d'être respecté, est de fixer des attentes réalistes. L'exploitation d'un cabinet médical comporte parfois des imprévus. Vous devez donc absolument savoir entre quels postes budgétaires il vous est possible de déplacer des sommes.

En réservant une part de votre budget à l'épargne, vous aurez accès aux capitaux nécessaires le jour où vous devrez faire face à des imprévus ou vous voudrez exploiter une occasion de croissance. Ces capitaux pourront également vous servir de filet de sécurité pour gérer vos dépenses courantes en période creuse.

3. Soyez souple

Il peut arriver que vous vous rendiez compte qu'une partie de votre budget n'est pas adéquate. Il se peut qu'un élément important ait été oublié, ou qu'un changement dans vos revenus ou vos dépenses affecte votre rentabilité. Pour qu'un budget soit efficace, il doit être revu et révisé fréquemment en fonction de données à jour. Vous saurez ainsi où vous en êtes, ce que vous pouvez vous permettre, et à combien s'élèveront vraisemblablement vos recettes dans un avenir proche.

La budgétisation en cinq étapes

1. Rassemblez des données historiques

Examinez vos relevés financiers mensuels des trois dernières années : ils vous fourniront une bonne indication de vos flux de revenus et de dépenses. Ces données détaillées constitueront une bonne base pour la planification de vos dépenses et l'établissement de prévisions de revenus annuels.

Si vous débutez et que vous ne disposez pas de données antérieures, consultez des rapports et des études réalisées dans votre secteur d'activité afin d'en tirer des tendances. Vous pouvez également poser des questions à vos confrères qui sont en exercice depuis un certain temps.

Pour avoir une vision plus globale, examinez vos données trimestrielles. Envisagez les répercussions budgétaires de ces facteurs éventuels :

• une hausse des revenus attribuable à l'acquisition de nouveaux patients ;
• une amélioration des taux de recouvrement ;
• une baisse des coûts des fournitures médicales et de bureau ;
• toute augmentation des salaires des membres du personnel.

2. Dressez une liste de ce que vous aimeriez acheter

Ce faisant, vous accroîtrez l'efficience de votre cabinet et améliorerez ses résultats. Tenez compte des aspects cliniques et administratifs pour effectuer cette planification.

Commencez par dresser une liste générale, puis retirez-en tout ce qui ne contribuera pas à l'atteinte de vos objectifs à long terme. Posez-vous ces questions :

• Tel achat améliorera-t-il la productivité du cabinet ?
• Sera-t-il bénéfique pour vos patients ?
• Mènera-t-il à une réduction de vos coûts à long terme ?
• En avez-vous les moyens ?

3. Établissez des protections d'assurance et des politiques claires

Pour réaliser vos objectifs en matière de croissance, vous devez réserver une part de votre budget à des éléments essentiels comme l'assurance. Même si l'établissement de politiques de conformité et de procédures en matière de formation du personnel et de soins aux patients contribue à atténuer certains risques, l'assurance procure un niveau de sécurité supplémentaire. N'importe quoi peut mettre en jeu votre responsabilité, qu'il s'agisse du comportement du personnel, de la défectuosité du matériel ou de la qualité des installations.

En vous procurant des protections d'assurance et en établissant des politiques claires, vous faites en sorte que votre cabinet puisse s'acquitter de sa tâche principale : s'occuper des patients. De plus, avant même d'ouvrir votre cabinet, prenez le temps d'élaborer des politiques et des procédures concernant les points suivants :

• le comportement du personnel ;
• le traitement des renseignements sur les patients ;
• la gestion du matériel et des installations ;
• les contrôles administratifs et des coûts.

4. Faites des projections pour la prochaine année

Après avoir évalué vos dépenses variables et fixes, vous devriez être en mesure de faire des projections pour les prochaines années. Vous aurez peut-être à effectuer une analyse détaillée des coûts de certaines spécialités ou de certains services. Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous faites vos projections :

Vos prévisions de revenus

Vos prévisions de revenus figurent parmi les premières projections à faire. Par exemple, supposons que vous touchiez 40 $ par patient et que vous receviez environ 4 patients par heure. Par conséquent,

4 patients par heure x 7 heures x 5 jours par semaine x 4 semaines par mois x 40 $

= revenu de 22 400 $ par mois. Votre revenu annuel se calculerait comme suit : 22 400 $ x 12 mois

= 268 800 $.

Il s'agit là de votre revenu compte non tenu de vos dépenses.

Vos dépenses

Une fois vos prévisions de revenus établies, vous devez dresser une liste de vos dépenses. Par exemple, cette liste pourrait comprendre les éléments suivants :

• location des locaux
• comptabilité
• assurance
• achat et entretien du matériel
• salaires
• mobilier
• téléphone
• ordinateurs et abonnement à Internet
• fournitures médicales et autres

Certaines de ces dépenses peuvent être récurrentes tandis que d'autres seront engagées une seule fois. Une fois que vous aurez réuni toute l'information, vous aurez une idée précise de ce que devraient être vos profits ou pertes, votre bilan et vos flux de trésorerie.

5. Surveillez votre budget

Un budget est un outil formidable pour évaluer les progrès de votre cabinet. Vous devez toutefois en assurer un suivi régulier pour en maximiser l'utilité. Comme tout entrepreneur, vous devez faire de cet examen une priorité mensuelle. Cet exercice vous permettra de cerner toute fluctuation des revenus ou des dépenses, et de prendre les mesures qui s'imposent.

Vous aimeriez obtenir des conseils pour établir votre budget ? Consultez un spécialiste, Services aux professionnels de la santé RBC.

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Cet article a été publié pour sur le site RBC Soins de santé - Conseils et apprentissage.