Il existe de nombreuses variantes de types et de tailles de familles au Canada, incluant les familles biparentales, monoparentales, reconstituées et multigénérationnelles, pour n’en nommer que quelques-unes. Au-delà de ces classifications plus structurelles, vous et votre famille aurez vos propres circonstances, dynamiques, valeurs et croyances uniques qui contribuent tous à vos besoins et objectifs de planification. Tout bien considéré, selon votre situation particulière, ces aspects pourront aussi jouer un rôle important sur la manière dont vous aborderez la question de transfert de patrimoine.

Lorsqu’il s’agit de communications intergénérationnelles, certaines personnes négligent l’importance d’un dialogue familial dans le cadre d’une planification de transfert de patrimoine. Certaines personnes peuvent ne pas être à l’aise de partager des détails de leur planification de transfert de patrimoine avec leurs bénéficiaires prévus, et certaines peuvent ne pas être prêtes à partager quelque information que ce soit avec eux. Dans de tels cas, où la communication est limitée ou aucunement proactive, le risque de mésententes et le manque de clarté augmentent considérablement, ce qui peut entraîner toute une gamme d’enjeux pour les membres de la famille au cours du transfert de patrimoine.

Établir une communication appropriée pour votre famille

On peut comprendre aisément que le niveau de confort à discuter de planification successorale et testamentaire variera d’une personne à l’autre parmi les membres d’une même famille. Que vous privilégiez avoir des discussions de portée plus générale ou de divulguer plus de détails concernant votre planification, une approche efficace à considérer consiste en une fréquence régulière de réunions familiales.

Principaux avantages des réunions familiales :

• Fournir de l’information financière à toutes les parties concernées.
• Encourager un dialogue ouvert et continu entre les membres de votre famille.
• Donner l’occasion à tous les participants de mieux comprendre vos volontés et vos intentions, et pourquoi vous avez fait certains choix.
• Réduire la probabilité de conflits ou d’incertitudes quant à l’administration de la succession ou advenant une invalidité.
• Aider à s’assurer que vos êtres chers ne soient pas laissés dans l’ignorance quant à vos souhaits et intentions, et le pourquoi de ceux-ci.
• Tenir les membres de votre famille au courant de tout changement potentiel à votre planification ou documents pertinents.

Les éléments suivants sont certainement des principaux facteurs à considérer pour établir, tenir et s’assurer de réunions familiales productives.

1. Évaluer votre planification et les raisons d’être de vos objectifs et décisions.

Lors de la préparation d’une première réunion familiale ou avant même d’amorcer de telles conversations sur un transfert de patrimoine, commencez par revoir certains des détails de votre planification actuelle. Cela devrait inclure vos principales décisions en matière de planification successorale et testamentaire, vos volontés et les aspects à considérer quant aux soins de santé et soins aux personnes âgées, toute intention que vous pourriez avoir de faire des dons de votre vivant ou par voie testamentaire, et toute préférence en matière de dons de bienfaisance.

Nota : Lors de cette préparation initiale, vous pourriez vouloir consulter votre professionnel qualifié en planification successorale afin de confirmer la raison d’être de vos diverses décisions et, si nécessaire, mettre à jour vos documents avant la réunion.

Identifier clairement et bien documenter vos intentions à l’avance pourra aider à générer des sujets de discussion et développer un ordre du jour pour la réunion. N’oubliez pas que le niveau de divulgation est à votre discrétion. (Par exemple, certaines familles préfèrent discuter de patrimoine dans des termes généraux sans divulguer de montants en dollars).

2. Considérer les principaux éléments ou aspects de votre famille.

Ensuite, songez à la dynamique, à la situation et aux relations entre les membres de votre famille. Prenez en considération les points suivants :

• Qui dans votre famille prend part actuellement à la gestion de vos actifs familiaux et vos décisions en matière de planification ? Existe-t-il une ou des personnes qui joueront un rôle majeur dans l’administration de vos actifs, comme celles désignées dans votre procuration ou votre testament pour agir comme mandant ou liquidateur (exécuteur) ? Existe-t-il des raisons spécifiques pour cela et qui devraient être expliquées à des membres de la famille moins impliqués ?
• Cernez les enjeux, le cas échéant, auxquels vous pourriez faire face lors de la communication de vos volontés et intentions, et préparez-vous à en discuter.
• Existe-t-il des dynamiques, des complexités ou des situations spécifiques qui devront être considérées lors de la préparation de la réunion ?
• Votre famille pourrait-elle bénéficier de la présence d’un facilitateur qualifié pour l’aider à s’assurer du déroulement harmonieux de vos réunions familiales, et ce, même s’il ne s’agissait que lors de la première réunion ?

3. Planifier les réunions.

Afin d’établir un cadre pour ces réunions, réfléchissez aux considérations suivantes. Il pourrait s’agir d’une bonne occasion pour impliquer des membres de votre famille et planifier les réunions ensemble, ce qui pourrait aider à promouvoir un forum ouvert et inclusif pour de futures conversations.

Qui ?

• Déterminez quelles sont les personnes nommées dans votre testament et votre planification successorale et d’autres qui à l’extérieur de ce groupe pourraient être touchées par votre planification. Puis, déterminez qui devrait participer à vos réunions. Selon la dynamique au sein de votre famille, il pourrait s’agir d’une raison additionnelle pour considérer l’apport d’un facilitateur qualifié pour vous aider lors des réunions et intervenir lors de conversations potentiellement difficiles.
• Discutez de la possibilité que certains membres de la famille puissent vouloir proposer leurs services ou assumer un rôle lors des réunions (p. ex., pour présider les réunions, rédiger un compte-rendu ou effectuer des suivis d’actions). La définition de rôles pourrait contribuer à la responsabilisation de tous, et avoir des notes documentées qui sont distribuées et conservées est un moyen de s’assurer que l’information sera sauvegardée de façon précise et diminuera la probabilité de conflits conséquents à des mémoires faillibles ou des détails oubliés.

Où ?

• Existe-t-il des facteurs géographiques à considérer pour des membres de la famille ? Discutez-en avec les personnes impliquées afin de tenter de comprendre leurs préférences et de déterminer si les réunions devraient avoir lieu en personne ou par vidéoconférence ou conférence téléphonique.
• Discutez à l’avance de l’environnement le plus approprié. Cet environnement devrait-il être plus officieux (comme votre résidence ou une autre demeure familiale) ou officiel (comme dans une salle de conseil d’administration ou une salle de réunion) ? Rappelez-vous que l’objectif étant d’encourager une communication ouverte, l’environnement choisi devra être confortable et convenir à votre famille.

Quand ?

• Toujours selon la dynamique au sein de votre famille, discutez à savoir si la réunion devrait être un événement distinct ou plutôt combinée avec un autre événement familial.
• À quelle fréquence devriez-vous prévoir ces réunions ? Cet aspect dépendra de votre situation particulière, mais en règle générale on voudra en tenir une annuellement ou semi-annuellement.

Quoi et comment ?

• Déterminez quelle information vous voulez partager personnellement avec le groupe et notez les principaux points à discuter. Pour vous aider à préparer l’ordre du jour, revoyez les principaux sujets énumérés dans la première étape (décisions ou documents relatifs à la planification successorale, aspects à considérer quant aux soins de santé et aux personnes âgées, les dons de votre vivant ou par voie testamentaire, et vos intentions en matière de dons de bienfaisance).
• Envisagez aussi de prendre des notes à l’avance afin d’étayer la raison d’être de certaines de vos décisions. Souvent, dans les familles, le fait de partager le « pourquoi » et la raison d’être de certaines décisions s’avérera bénéfique pour les membres de la famille.

4. Déroulement de la réunion.

• Distribuez l’ordre du jour avant la réunion afin de permettre aux membres de votre famille de s’y préparer et encouragez chacun à proposer l’ajout de points de discussion qui leur importent. Cette approche aidera à promouvoir un dialogue ouvert et des conversations inclusives.
• Considérez amorcer la réunion en mentionnant en introduction les valeurs ou les réalisations de votre famille, ou en invitant chacun à faire part de ses objectifs ou de ses attentes à l’égard de ces réunions afin d’instaurer une ambiance misant sur l’inclusion.
• Que vous et votre famille ayez choisi un environnement plus officiel ou officieux pour vos réunions, encouragez tous les participants à se comporter de façon professionnelle et respectueuse et à éviter toute perturbation.
• Dans votre ordre du jour, assurez-vous de prévoir assez de temps pour le volume d’information à présenter. Il vous faudra aussi prévoir du temps pour des questions ou des idées et pour discuter de toute action à entreprendre.
• Si possible, convenez d’une date pour la prochaine réunion afin que tous l’inscrivent à leur agenda.

5. Aider à maintenir l’élan.

• Dans les réunions subséquentes, prévoir du temps additionnel au début de celles-ci afin de revoir tout point en suspens de la réunion précédente.
• Exercez un suivi sur tout élément d’action identifié et intégrez, au besoin, tout ajustement ou toute idée.
• En général, essayez d’encourager l’ouverture grâce aux questions qui pourraient surgir ou au fur et à mesure que surviendront des événements ou des jalons dans vos vies. Communiquez périodiquement avec les membres de votre famille concernant leur rôle et responsabilités en lien avec les réunions ou votre planification en général afin de continuer à promouvoir un forum de discussion ouvert.

Au moment de présenter et d’établir ces réunions au sein de votre famille, rappelez-vous qu’il s’agira souvent d’un processus évolutif et que maintenir le rythme et développer une routine pourrait prendre du temps. En somme, au-delà de communiquer vos souhaits et vos intentions et de mettre en place une bonne planification, il s’agit de la valeur et de la tranquillité d’esprit que peuvent vous apporter ces réunions ainsi qu’à votre famille pour ce qui est de tout bien ficeler.

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