Bien que la gestion du temps ne puisse régler tous les problèmes associés à la surcharge de travail, elle peut vous éviter de vous sentir débordé et vous aider à mener à bien vos tâches quotidiennes. Voici ce que conseillent les experts.

Le texte qui suit est une version remaniée d'un article publié à l'origine sur le site de Dr. Bill. La bonne gestion du temps contribue grandement à prévenir l'épuisement professionnel. La recherche révèle que la surcharge de travail est la principale cause d'épuisement professionnel chez les médecins. Et lorsqu'elle s'accompagne d'un sentiment de perte de maîtrise – quand on ne sait plus où donner de la tête –, on peut assister à la « tempête parfaite ». Que faire, alors, pour mieux gérer votre temps ?

1. Consacrez au moins 20 % de votre temps à des activités que vous aimez particulièrement.

L'un des plus importants facteurs d'épuisement professionnel est le manque d'adéquation entre la vocation personnelle et les fonctions qu'on occupe. Si vous êtes chirurgien et que vous adorez opérer, imaginez qu'on vous offre de nouvelles fonctions qui comprennent des tâches d'administration ou de gestion vous obligeant à délaisser la chirurgie pendant une bonne partie de la semaine – ce qui ne serait pas si mal si la chirurgie n'était pas votre discipline préférée. Même s'il est parfois inévitable d'hériter de fonctions qu'on aime moins, le fait de réserver du temps aux activités professionnelles que vous préférez donnera de l'intérêt à votre occupation. La recherche révèle d'ailleurs que ce temps de qualité n'a pas besoin d'être très long. Les experts indiquent que même dans les milieux de travail les plus occupés, accorder aux employés au moins une demi-journée par semaine pour mener des tâches qui les stimulent leur permet de maintenir leur satisfaction au travail, car cela leur rappelle pourquoi ils ont choisi ce travail à l'origine. Pour bien des médecins, les tâches cliniques constituent la partie stimulante du travail. Puisque de nombreux professionnels de la santé considèrent que la médecine est non seulement une carrière, mais une vocation, le temps consacré aux patients peut permettre de recharger ses batteries et de prévenir l'épuisement professionnel.

2. Servez-vous de la technologie (avec modération).

Pour mieux gérer votre temps, servez-vous de la technologie lorsqu'elle s'avère utile et laissez-la de côté lorsqu'elle est source de distraction. Vous pourriez être surpris du nombre de tâches routinières qu'il est possible de simplifier ou d'éliminer grâce à un peu d'organisation. Par exemple, bien des tâches administratives répétitives et sans intérêt peuvent être accomplies au moyen d'un logiciel de dossiers médicaux électroniques. Si vous ne savez pas comment exécuter une tâche, prenez quelques minutes pour consulter votre fournisseur informatique : cela pourrait vous permettre ultérieurement d'y consacrer moins de temps. De même, le temps passé à soumettre des demandes de règlement peut devenir frustrant et accaparant. En vous abonnant à un service – comme celui de Dr. Bill – qui vous permet de soumettre vos demandes par téléphone et de faire facilement le suivi de tous vos revenus, non seulement sera-t-il plus facile de vous faire payer, mais vous n'aurez pas à passer la fin de la semaine à comptabiliser vos activités. En consacrant quelques minutes à marquer les courriels auxquels il faut donner suite, à créer des modèles de courriel ou à établir des procédures administratives à l'intention de votre personnel, vous gagnerez probablement beaucoup de temps au quotidien. Si votre horaire est très chargé, déléguez certaines tâches domestiques – par exemple en engageant une bonne, une équipe de ménage, etc. – et payez vos factures par dépôt direct ; cela vous épargnera beaucoup de temps et de stress tout en contribuant à l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée. L'inconvénient de la technologie, c'est qu'elle peut être source de distraction. Si vous êtes continuellement dérangé par votre téléphone intelligent, il peut être indiqué de fermer certaines applications pendant vos heures de bureau. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les applications qui automatisent vos tâches.

3. Prenez de bonnes habitudes.

L'une des façons d'en faire plus en moins de temps consiste à prendre de bonnes habitudes, par exemple marquer les courriels auxquels il faut donner suite en arrivant à la clinique, faire une heure d'administration avant de quitter le bureau ou passer en revue votre agenda en prenant votre café. Les experts suggèrent de lier ces habitudes à des choses que vous faites normalement tous les jours – comme les repas, le café du matin ou l'ouverture du bureau. Cela peut vous aider à accomplir vos tâches d'un trait, sans être distrait, sans être obligé de les remettre, ou sans perdre le fil d'un patient à l'autre. Toutefois, rappelez-vous de ne pas surcharger votre journée, afin qu'elle ne vous paraisse pas trop ennuyeuse ou routinière.

4. Hiérarchisez vos tâches.

L'idée de hiérarchiser vos tâches selon leur importance ou leur urgence peut paraître évidente, mais les chercheurs en gestion du temps dans le secteur de la médecine précisent que cela contribue à la fois à la bonne gestion du temps et à la réalisation des objectifs de carrière. Les experts recommandent aux médecins de classer leurs tâches quotidiennes et mensuelles par ordre d'importance et d'urgence, et de réserver du temps aux tâches moins urgentes mais quand même importantes. Même si cela n'est pas possible au quotidien – quand il faut accorder la priorité aux tâches à la fois importantes et urgentes –, une séance mensuelle permet de prévenir que des tâches moins urgentes mais toutefois importantes ne soient oubliées. L'épuisement professionnel menace lorsque des tâches que vous considérez comme importantes – comme la préparation de demandes de subvention de recherche, ou encore la direction de comités – sont continuellement reportées en faveur de tâches plus urgentes. Sans planification hebdomadaire ou mensuelle, les tâches les plus pressantes du moment tendent à prendre le dessus sur celles qui le sont moins. En planifiant ne serait-ce qu'approximativement vos tâches – ou en réservant un peu de temps aux tâches importantes –, vous vous assurerez d'être satisfait en fin de compte.

5. Réservez des périodes de votre journée.

Même si vous passez le gros de votre temps auprès de vos patients, votre attention est sans doute sollicitée par une multitude d'autres tâches entre les consultations. Le traitement des appels téléphoniques, des courriels, des ordonnances et des formulaires d'assurance peut non seulement vous exténuer, mais aussi vous préoccuper sans cesse si vous n'arrivez pas à en venir à bout. Si vous avez l'impression de perdre le fil, essayez de réserver des périodes aux tâches administratives : consultez une ou deux fois par jour vos courriels/la messagerie de votre système de dossiers électroniques ; traitez la facturation à l'aide de votre téléphone intelligent après chaque patient ; réservez une période aux tâches administratives, en essayant de travailler par plages de 90 minutes. En réservant des périodes précises à vos diverses activités (responsabilités principales, activités de croissance personnelle, mentorat, loisirs, gestion/administration, etc.), vous serez plus efficace et vous gaspillerez moins d'énergie. Si l'aménagement de votre horaire vous paraît un exercice difficile, essayez de déterminer combien de temps vous consacrez chaque semaine à vos diverses tâches. Vous pourriez être surpris de constater à quel point certaines activités – comme l'administration – vous mobilisent alors que vous jugez d'autres tâches plus importantes. Si vous réservez une période à une activité particulière (ex. : facturation), signalez-le à votre personnel. Ainsi, vous pourrez vous isoler dans votre bureau, à l'écart des distractions, et venir à bout de vos tâches. En avertissant votre personnel que vous réservez des périodes précises à certaines tâches (demandes d'indemnisation pour accident de travail, facturation hebdomadaire, etc.), vous contribuerez à la bonne marche générale de votre bureau.

6. Gardez du temps pour vous.

Le dernier aspect de la gestion du temps dont nous traiterons est également l'un des plus importants : garder du temps pour vous ! Il ne s'agit pas de prendre un bain mousseux ou de sortir dans un restaurant chic (et pourquoi pas ?), mais simplement de penser à vous au quotidien, que ce soit en savourant un café, en lisant vos textos, en prenant votre repas ailleurs qu'à votre bureau, ou en réservant 30 minutes en fin de journée pour ranger et faire le point avant de quitter les lieux. Cela est essentiel pour vous délasser. Après tout, si vous vous sentez constamment tendu et surmené, vous risquez l'épuisement physique ou psychologique. Même si bien des médecins aimeraient être des surhumains, la réalité, c'est qu'il est parfois impossible de venir à bout de tout ce qu'il y a à faire. Votre horaire devrait toujours prévoir un moment pour vous, même s'il est un peu court. Même si vous ne vous accordez que 15 minutes dans votre journée, la bonne gestion de votre horaire de médecin commande d'accorder la priorité à votre propre bien-être. Vous êtes une ressource précieuse, alors utilisez intelligemment votre énergie.
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Cet article a été publié pour sur le site RBC Soins de santé - Conseils et apprentissage.